5 Cara Meningkatkan Kemampuan Komunikasi Project Manager

5 Cara Meningkatkan Kemampuan Komunikasi Project Manager

Djamin proyek anda akan sukses dengan kelima cara ini…

– – –

 

Project management is about communication management.

 

Rasanya ungkapan diatas tidaklah berlebihan. Bahkan di kehidupan pun, hal tersebut juga dibutuhkan. Di dalam proyek, komunikasi merupakan hal fundamental yang harus dilakukan seorang Project Manager (PM). Dengan adanya komunikasi, PM bisa berkolaborasi dan memberi informasi, ide, atau pemikiran kepada anggota tim proyek. Bahkan, data dari PMI (Project Management Institute) menyebutkan bahwa 90% kegiatan PM adalah komunikasi.

 

Hal yang perlu diperhatikan dalam komunikasi adalah penggunaannya yang harus efektif dan seefisien mungkin. Jangan sampai anda berasumsi bahwa penerima informasi SELALU mengintepretasikan informasi yang anda berikan sesuai dengan yang anda harapkan. Dalam hal ini, seorang PM perlu melakukan beberapa metode komunikasi dan menyesuaikan pendekatan ke berbagai pihak yang terlibat.

 

Dilansir dari situs Brightwork, ada 5 kemampuan komunikasi yang harus PM kuasai agar proyek sukses. Kelima hal tersebut adalah:

 

  1. Menjadi pendengar yang aktif

Mendengar mungkin adalah kegiatan yang umum dilakukan sehari-hari. Bagaimana kita bisa berbicara jika kita tidak mendengar? Akan tetapi, mengusahakan diri menjadi pendengar yang aktif dapat menimbulkan tantangan tersendiri. Ya, pendengar yang aktif tidak hanya berkonsentrasi dalam menyerap informasi yang lawan bicara berikan, tetapi juga bagaimana menunjukkan ketertarikan terhadap informasi yang diberikan dari lawan bicara. Respon ketertarikan bagi penerima informasi dapat berupa verbal dan non-verbal. Contoh respon verbal dapat berupa umpan balik (feedback), pertanyaan, refleksi dsb, sementara respon non-verbal dapat berupa senyum, kontak mata, postur tubuh yang mengarah ke lawan bicara, dan tidak mudah terdistraksi dengan apapun selama percakapan berlangsung.

 

  1. Pahami Komunikasi Non Verbal

Masih berhubungan dengan poin nomor 1, respon non-verbal tentunya juga bagian dari komunikasi. Kebanyakan manusia kurang bisa mengontrol pesan yang tersirat dari komunikasi non-verbal, dibandingkan mengontrol pesan yang tersurat dari komunikasi verbal. Akibatnya, mereka yang cenderung susah berkomunikasi non-verbal akan terlihat menyembunyikan emosi atas respon yang diberikan dari suatu informasi. Tentunya, hal itu akan mengganggu penyampaian informasi kepada lawan bicara. Selain senyum, kontak mata dan postur tubuh, bentuk komunikasi non-verbal dapat berupa para-language (aspek vokal ketika berbicara, seperti intonasi, nada dan kecepatan bicara), perubahan fisiologis (tubuh berkeringat atau mengedipkan mata), serta Proxemics (kedekatan personal yang dapat menentukan tingkatan keintiman).

 

  1. Bersikap ramah, dapat dipercaya dan respek

Setiap manusia pasti ingin diperlakukan dengan baik. Ramah merupakan standar baku yang harus dilakukan dalam berhubungan antar personal. Sikap ramah bisa diperlihatkan dari nada bicara yang bersahabat dan senyum. Pastikan anda tulus dalam menunjukkan keramahan anda. PM yang ramah (dan tulus tentunya) dapat memudahkan pendekatan personal dan membangun komunikasi yang timbal balik di dalam lingkup tim proyek. Sifat dapat dipercaya (trust) dan respek juga merupakan pilar yang dibutuhkan dalam hubungan antarpersonal. Jika anda sebagai PM melakukan kedua sifat tersebut kepada anggota tim proyek, mereka akan lebih terbuka untuk berkomunikasi dengan anda.

 

  1. Bersikap Terbuka/Open Mindedness

Pekerjaan proyek yang melibatkan banyak pihak menyebabkan PM harus pandai menyesuaikan diri. Bersikap terbuka sangat dibutuhkan dalam hal ini. Bersikap terbuka diartikan sebagai sikap yang menerima ide-ide baru yang datang dari individu-individu. Kita tidak bisa memungkiri bahwa setiap manusia memiliki pandangan dan pemikiran yang berbeda-beda. Dengar dan menerima pandangan anggota tim dapat membangun kepercayaan mereka kepada PM. Walaupun keputusan yang diambil berbeda dengan yang PM harapkan, setidaknya hubungan PM dengan anggota tim terasa jujur dan terus terjalin.

 

  1. Umpan balik dan Kolaborasi

Tugas PM salah satunya adalah mendukung dan memacu anggota tim proyek agar mereka tetap fokus dalam menyelesaikan task yang ada. Oleh karena itu, PM haruslah menciptakan lingkungan yang kolaboratif. Anggota tim diharapkan dapat membagi informasi dan ide dalam membantu sesama rekan tim. Selain itu, PM dan anggota tim juga dapat bekerja sama dalam rangka mencapai target proyek yang diinginkan. Umpan balik juga diperlukan sabagai bentuk pembelajaran bagi kedua pihak. Umpan balik dapat berupa pujian, kritik, dan saran.

 

Itulah 5 hal yang harus dimiliki PM agar keberhasilan proyek tercapai. Diperlukan kesadaran diri dalam melakukannya. Jangan lupa untuk tetap tulus dalam melakukannya. Jika anda tulus dalam melakukan kebaikan, percayalah bahwa hal itu akan berbalas kebaikan kepada anda dan proyek tentunya.

 

Sumber gambar: unsplash.com

Comments

comments