Tipe-Tipe PMO yang Harus Anda Pahami

Tipe-Tipe PMO yang Harus Anda Pahami

Struktur yang dapat meningkatkan tingkat kesuksesan proyek

– – –

 

Dalam suatu perusahaan, proyek yang dijalani tentu tidaklah satu atau dua saja. Hitungannya bahkan bisa mencapai bisa puluhan, beragam jenisnya, dan harus berlangsung secara bersamaan. Banyaknya proyek yang ada membuat Project Management Office (PMO) hadir untuk menawarkan kemudahan bagi perusahaan dalam mengelola proyek.

 

PMBOK versi keenam mendefinisikan PMO sebagai sebagai suatu divisi atau departemen dalam suatu organisasi yang mengembangkan standar pengaturan pada hal-hal yang berkaitan mengenai proyek dan menfasilitasi pembagian sumber daya, metodologi, tool dan teknik dalam proyek. Tanggung jawab PMO adalah mendukung fungsi-fungsi manajemen proyek di tiap proyek yang ada. Prinsip PMO adalah bahwa setiap proyek yang dikerjakan harus berpedoman pada tiga hal utama, yaitu cakupan kerja (scope), waktu (time) dan anggaran (budget). Oleh karena itu, PMO dalam suatu organisasi dapat mengidentifikasi seberapa besar kemampuan dan komitmen dalam penyelesaian proyek.

 

PMO memiliki tipe-tipe dengan karakteristik kontrol dan pengaruh tersendiri pada proyek di suatu organisasi. Tipe-tipe tersebut adalah:

 

  1. Supportive

Sesuai dengan namanya, Supportive PMO memberikan dukungan terhadap proyek. Dukungan yang diberikan bersifat konsultatif, seperti pemberian informasi, teknis, dan administratif pada proyek. Selain itu, tipe PMO ini memberikan pelatihan bagi anggota proyek jika diperlukan. Kontrol yang diberikan oleh Supportive PMO begitu rendah.

 

  1. Controlling

PMO jenis ini memungkinkan adanya kontrol dalam suatu proyek. Kontrol yang diberikan oleh Controlling PMO tentunya lebih besar dibandingkan Supportive. Kontrol yang diberikan oleh tipe PMO ini adalah adopsi framework manajemen proyek atau metodologi, pemakaian template, form dan tool yang spesifik, serta governance framework. Adanya PMO tipe ini memungkinkan proyek terkendali dan sesuai dengan tiga hal utama yang sudah dijelaskan di awal sebelumnya.

 

  1. Directive

Merupakan tipe PMO tertinggi dalam hal pengontrolan proyek. Tipe ini memungkinkan proyek untuk diatur secara langsung. Tipe ini juga dapat menunjuk Project Manager (PM) yang kompeten dalam menyelesaikan suatu proyek. PM tersebut nantinya juga harus melaporkan kembali mengenai proyek ke Directive PMO. Hal tersebut memungkinkan terjadinya konsistensi praktik dalam semua proyek.

 

Ketiga tipe PMO memang dirancang untuk mendukung kinerja PM dalam proyek-proyek yang dilakukan di suatu organisasi. Suatu perusahaan tidak perlu melaksanakan ketiga tipe tersebut di dalam PMO secara bersamaan. Perusahaan biasanya memulai penerapan PMO tipe Supportive di awal. Jika proyek yang dijalankan sukses, perusahaan bisa meningkatkan kontrol PMO-nya menjadi Controling bahkan menjadi Directive. Perlu diketahui bahwa pemilihan tipe PMO tidak dipengaruhi dari internal PMO sendiri, tetapi berasal dari kultur Sumber Daya Manusia (SDM) itu sendiri.

 

Sumber Gambar: canva.com

Comments

comments