5 Hal Ini Bikin Proyek Anda Terasa Produktif

5 Hal Ini Bikin Proyek Anda Terasa Produktif


Yuk, lakukan lima ritual ini dalam proyek anda

– – –

Kita tidak bisa memungkiri bahwa tiap anggota tim proyek datang dengan filosofi hidup yang beragam satu sama lain. Ketika sekumpulan orang berkumpul dalam satu tim proyek, salah satu tugas penting yang dilakukan oleh Project Manager (PM) adalah memastikan semua informasi proyek dimengerti dan diterima oleh semua anggota tim proyek. Dengan persepsi yang sudah diluruskan tersebut, PM dan tim proyek diharapkan bisa lebih mudah menggapai tujuan proyek.

Selain menyamakan persepsi proyek, pastikan bahwa tim anda juga bisa menjadi lebih produktif dengan menjalankan 5 hal ini. Apa sajakah itu?

 

  1. Menjaga Dokumen-Dokumen Proyek

Dokumen dalam proyek adalah hal yang sangat penting. Informasi dalam dokumen akan membantu PM dalam menentukan keputusan-keputusan dalam proyek. Oleh karena itu, penjagaan dokumen harus dilakukan. Pastikan dokumen-dokumen proyek yang ada dikumpulkan dalam satu sumber yang mudah dijangkau oleh tim proyek untuk memudahkan proses pemberian informasi. Anda bisa menyimpannya dalam CD, USB, atau bahkan penyimpanan cloud (Cloud Storage).

 

  1. Meningkatkan Ilmu Melalui Training

Keberhasilan suatu proyek bisa tercapai salah satunya dari kemampuan Sumber Daya Manusia (SDM). PM harus mengetahui keadaan timnya. Apakah tim anda dirasa sudah memiliki kapabilitas dalam proyek atau masih membutuhkan pelatihan untuk meningkatkan kemampuan kerja?


PM bisa mencoba metode peer training dimana anggota tim yang dinilai memiliki kemampuan manajemen proyek mumpuni dipasangkan dengan anggota tim yang membutuhkan pemahaman lebih jauh. Jika PM merasa anggota timnya membutuhkan pengetahuan manajemen proyek lebih dalam lagi, PM bisa merekomendasikan mereka mengikuti pelatihan khusus Manajemen Proyek. Dengan begitu, mereka bisa mendapatkan gambaran yang jelas tentang implementasi proyek yang baik dan memungkinkan mereka untuk bekerja lebih efektif lagi.

 

  1. Mengadakan Meeting dengan Tim

Pertemuan (meeting) tim yang rutin akan sangat membantu PM dalam mengomunikasikan rencana implementasi berikutnya kepada tim proyek. Tim proyek juga menjadi terbantu karena memungkinkan mereka mendapatkan ilmu dari sesama anggota tim. PM juga bisa mengadakan diskusi dengan topik yang kira-kira membutuhkan eksplorasi bersama tim. Diharapkan setelah duduk dan berdiskusi bersama-sama, PM dan tim proyek akan lebih mudah mencari jalan keluar dari masalah yang muncul dalam proyek.

 

  1. Mengambil Pelajaran Dari Pertemuan

Selain memudahkan komunikasi antara PM dan anggota tim, meeting yang rutin diadakan dapat berguna dalam hal lesson learned yang timbul dari proyek saat ini dan di masa lalu. Agar tim proyek semakin mudah memahami lesson learned dalam setiap meeting, PM bisa membuat peta konsep dan dokumentasi hasil meeting dalam bentuk semenarik mungkin.Setidaknya PM bisa mengadakan kegiatan meraih lesson learned di dalam meeting sebanyak tiga kali, yaitu di awal, pertengahan dan akhir proyek.

 

  1. Mengadakan Mentoring 

Kegiatan mentoring bisa menjadi salah satu penunjang kesuksesan suatu proyek. Diskusi yang intensif antara mentor dan tim proyek bisa mengurangi risiko terjadinya scope failure. Mentoring dan training tentu saja berbeda. Mentoring menggunakan pendekatan yang lebih informal dibandingkan training. Mentor adalah seseorang yang memiliki keahlian yang kompeten di bidang manajemen proyek dan ia membawahi mentee yang notabene adalah seseorang yang masih baru atau belum memiliki pemahaman yang mumpuni.

 

 

Comments

comments