Assessment Team: Sang Penilai dalam Proyek (Bagian 2)

Assessment Team: Sang Penilai dalam Proyek (Bagian 2)

 

Simak kembali bagaimana tim penilai bekerja dalam mengatasi project failure!

– – –

Masih mengenai bagaimana tim penilai (assessment team) melakukan suatu proyek dalam suatu proyek. Proyeknya tidak lain untuk mengurangi terjadinya kegagalan proyek (project failure). Setelah tim penilai melakukan penyelidikan data-data proyek, kegiatan apa lagi yang kira-kira akan dilakukan oleh tim penilai? Berikut lanjutannya.

 

5. Pembuatan Kuisioner.

Kuisioner dibuat oleh tim penilai untuk mengetahui lebih lanjut jalannya proyek dari sisi pelaku proyek. Tim penilai berhak membuat daftar pertanyaan yang bisa berbeda-beda pada tiap orang. Selain itu, tim penilai juga menambah dan menghapus nama-nama yang masuk ke dalam daftar pelaku proyek yang diwawancara.

 

6. Kuisioner & Wawancara

Tahap yang penting! Disini para pelaku proyek akan diwawancara oleh dua orang anggota tim assessment. Wawancara harus dilakukan di ruangan war room agar bersifat terhindar dari intervensi pihak manapun dan diharapkan pelaku proyek dapat bebas mengemukakan pendapatnya.

 

7. Menganalisis Kontrol Proyek dan Proses Management Review

Hasil penilaian data proyek dan artefak perencanaan proyek ditambah dengan hasil kuisioner dan wawancara kemudian dianalisis oleh tim assessment. Pertanyaan-pertanyaan seperti status proyek pada pertemuan apa yang rutin diadakan, Siapa yang berpartisipasi dan dengan pihak luar siapa pertemuan itu diadakan atau apakah pekerjaan yang dikatakan selesai memang benar-benar selesai, semuanya akan terjawab di tahap ini.

 

8. Pengembangan Hasil Penilaian

Masih dalam proses analisis. Hasil-hasil yang muncul bisa dikembangkan dengan menggabungkan informasi yang ada. Banyak metode penggabungan informasi, seperti diagram afinitas, grafik tulang ikan (fishbone chart), pembandingan peringkat, dll. Hal yang perlu diperhatikan oleh tim assessment adalah setiap informasi harus didukung oleh fakta serta spesifik dan mudah dimengerti oleh stakeholder dan manajemen proyek.

 

9. Presentasi Hasil Penemuan dari tim penilai (assessment team)

Hasil informasi yang sudah dibuat dalam bentuk grafik dan mengandung fakta-fakta bisa dipresentasikan oleh tim assessment. Presentasi tersebut ditunjukkan hanya kepada stakeholder yang terlibat dalam pengadaan assessment charter. Tuntasnya presentasi dan sesi menjawab pertanyaan dari stakeholder menandakan berakhirnya tugas tim assessment.

 

Faktor-faktor kegagalan suatu proyek umumnya ada tiga jenis, yaitu manusia, proses proyek dan komunikasi proyek. Di kondisi lapangan, penanganan kegagalan proyek dapat dilakukan dengan menggunakan kuisioner, survey dan wawancara. JIka kegiatan penilaian selesai dan tidak ada keputusan besar dari stakeholder, tim assessment bisa membuat perencanaan implementasi lainnya untuk “penyembuhan” proyek.

 

 

Comments

comments