Assessment Team: Sang Penilai dalam Proyek

Assessment Team: Sang Penilai dalam Proyek

 

Bagaimana tim penilai bisa mencegah kegagalan proyek?

– – –

 

Salah satu pencegahan kegagalan proyek (Project Failure) adalah adanya tim penilai (assessment team) dalam suatu proyek. Seperti yang sudah dijelaskan pada artikel sebelumnya, tim penilai adalah sekumpulan orang-orang yang merencanakan dan menilai apakah ada indikasi proyek yang berjalan mengalami kegagalan atau tidak. Kita bisa sebut kegiatan yang dilakukan tim penilai tersebut sebagai assessment project.

 

Lantas, kegiatan apa saja yang dilakukan tim tersebut dalam menilai suatu proyek? Berikut ulasannya:

 

  1. Mengembangkan Assessment Charter

Assesment Charter mungkin serupa dengan Project Charter, tapi tentu saja keduanya memiliki fungsi berbeda. Project Charter merupakan dokumen penanda dimulainya suatu proyek, sementara assessment charter menandakan dimulainya suatu kegiatan assessment dalam suatu proyek. Bisa dikatakan, assessment project merupakan proyek dalam proyek. Tujuan pembuatan Assessment Charter adalah sebagai penanda hak tim penilai dalam menginvestigasi semua aspek kegagalan proyek, mengecek resources proyek, dan mendapatkan akses ke semua properti proyek dan rekam proyek. Assessment Charter juga memuat berbagai penghantaran dan penjadwalan dalam proses penilaian proyek.

 

  1. Mengembangkan Assesment Plan

Setelah Assesment Charter dirilis, tim penilai kemudian mengembangkan aktivitas apa saja yang diperlukan untuk dieksekusi dalam meraih obyektif yang sudah tertulis di assessment charter. Perencanaan dalam assessment juga bisa dalam bentuk pengembangan kuisioner dan penjadwalan wawancara tim penilai dengan pelaku proyek.

 

  1. Kegiatan Assessment

Tim penilai selanjutnya memulai tugasnya dengan menggelar kickoff meeting. Kickoff meeting nantinya akan dihadiri oleh semua anggota tim penilai, tim proyek, dan stakeholder. Tujuan pertemuan tersebut bukanlah menyalahkan beberapa pihak atas kegagalan proyek atau menemukan kesalahan yang mereka lakukan selama proyek berlangsung. Akan tetapi, pertemuan ini dibuat sebagai himbauan untuk menyelesaikan penilaian yang cermat dan obyektif. Pelaku proyek diharapkan dapat memberikan pandangan mereka mengenai masalah-masalah proyek yang dihadapi dan merumuskan langkah penyelesaiannya. Nantinya, tim penilai akan memiliki ruang kerja sendiri dalam kegiatan assessment ini yang kemudian kita sebut sebagai “war room”.

 

  1. Penilaian dimulai

Ada banyak data dalam proyek yang harus diselidiki dan dinilai oleh tim penilai. Beberapa diantaranya sudah dijelaskan di artikel sebelumnya (Project Charter, Project Estimates dan WBS). Selain ketiga hal tersebut, masih banyak hal-hal yang harus dikaji, seperti Responsibility Assignment Matrix (RAM) (Apakah penugasan yang tertera pada RAM benar benar berhasil diterapkan?), matriks performa (apakah ia menggambarkan keseluruhan dari performa kerja?), Indeks Kunci Proyek (CPI, SPI, TCPI, IEAC, dll), dan laporan waktu/time reporting (apakah laporan tersebut begitu akurat dan benar-benar layak untuk dilaporkan?). Selain data proyek, perencanaan-perencanaan dalam proyek tidak luput dari pengecekan oleh tim penilai, seperti project plan, control account, financial plan, issue log, dan masih banyak lagi.

 

Masih banyak lagi yang harus dilakukan tim penilai setelah pengecekkan dari banyak aspek proyek. Apa saja itu? Nantikan di artikel Assesment Team: Sang Penilai Dalam Proyek Bagian 2.

 

 

Comments

comments