Project Issue Management: Issue Log (Bagian 2)

Project Issue Management: Issue Log (Bagian 2)

Selain diselesaikan, masalah itu juga harus dicatat!

– – –

 

Salah satu hal yang penting dalam Project Issue Management adalah Issue Log. Masalah-masalah yang muncul dalam suatu proyek, sebaiknya dicatat dalam suatu tabel yang disebut sebagai Issue Log. Tabel tersebut dapat dijadikan sebuah alat (tool) dalam pelaporan dan mengomunikasikan apa yang sedang terjadi dalam proyek. Elemen-elemen yang ada dalam issue log adalah sebagai berikut:

 

  • Nomor Masalah (Issue Number)

Anda bisa membedakan tiap masalah kedalam nomor-nomor. Dengan nomor, masalah bisa tercatat dengan lebih rapi dan baik.

  • Status Masalah

Untuk mendeskripsikan masalah tersebut apakah terbuka, dalam pengembangan, ditunda atau sudah selesai.

  • Deskripsi Masalah (Issue Description)

Tuliskan detil-detil masalah di bagian ini. Kejelasan informasi yang ada diharapkan dapat dimengerti oleh orang yang ditunjuk untuk menyelesaikan masalah.

  • Kategori

Kategori masalah bisa terpecah dalam berbagai jenis, seperti:

  • Technical: Berhubungan dengan masalah teknis dalam proyek
  • Business Process: Berhubungan dengan desain-desain proyek
  • Change Management: Berhubungan dengan perubahan pada bisnis, pelanggan atau lingkungan.
  • Resource: Berhubungan dengan peralatan, materi, atau masalah individu
  • PIhak Ketiga: Berhubungan dengan masalah pada vendor, penyedia, atau pihak ketiga lainnya.

 

  • Tingkat Kepentingan/Prioritas

Prioritas suatu masalah meliputi seberapa pengaruhnya masalah tersebut terhadap keberlangsungan proyek. Prioritas rendah menandakan masalah tersebut tidak memengaruhi aktivitas critical path dan mungkin tidak berpengaruh pada proyek jika masalah tersebut terselesaikan. Prioritas Sedang menandakan masalah tersebut memiliki dampak nyata, namun tidak dapat menghentikan kelajutan proyek. Prioritas Tinggi menandakan masalah tersebut memiliki dampak yang besar bagi kesuksesan proyek dan memiliki potensi untuk menghentikan proyek.

  • Penugasan Masalah (Assigned to)

Masalah juga harus memiliki “pemiliknya” sendiri. Jika tidak, masalah tersebut tentu tidak akan terselesaikan. Nama individu yang tertulis di bagian ini nantinya akan menangani suatu masalah yang sudah diberikan padanya.

  • Pengidentifikasi Masalah (Raised by)

Bagian ini memuat informasi siapa yang mengidentifikasi adanya masalah.

  • Tanggal Mulai (Open Date)

Tanggal mulai atau adanya suatu masalah. Tanggal yang diambil adalah tanggal kapan masalah tersebut teridentifikasi.

  • Tanggal Tutup (Closed Date)

Merupakan tanggal dimana masalah terselesaikan. Informasi tanggal tutup begitu penting jika kita berhadapan dengan masalah yang sejenis di proyek selanjutnya. Ya, referensi begitu dibutuhkan.

  • Pendapat (Comments)

Pendapat atau komentar dibutuhkan sebagai informasi tambahan mengenai masalah. Ruang lingkup pendapat meliputi bagaimana masalah dapat terselesaikan, apakah masalah tersebut terhubung dengan task yang lain dan kemungkinan terjadinya pengulangan.

 

Banyak manfaat yang didapatkan jika anda mencatat masalah dalam issue log. Issue log dapat digunakan sebagai metode pengangkatan masalah yang aman dan dapat dipercaya pada tim proyek anda. Selain itu, adanya issue log dapat memantau kesehatan dan status proyek anda secara keseluruhan.
 

Sumber:
https://www.mindtools.com/pages/article/newPPM_69.htm

Sumber Gambar:
http://www.printablesample.com

Comments

comments