Scope Creep: Hindari dengan 5 Cara ini!

Scope Creep: Hindari dengan 5 Cara ini!

Jangan sampai scope creep membelenggu implementasi proyek anda!

– – –

 

Ketika proyek anda sudah berjalan selama kurang lebih tiga bulan dan tiba-tiba Project Sponsor anda mengubah seluruh requirement, apa yang anda rasakan sebagai seorang Project Manager? Pasti kesal karena requirement yang sudah ditentukan di awal harus direvisi lagi.

 

Besar kemungkinan proyek anda mengalami scope creep.

 

Menurut Project Management Institute (PMI) dalam buku PMBOK, scope creep didefinisikan sebagai penambahan fitur dan fungsionalitas scope proyek tanpa berdasarkan pada efek waktu, biaya, sumber daya atau persetujuan klien. Salah satu karakteristik penting scope creep adalah penambahannya dilakukan ketika proyek sedang berjalan.

 

Penambahan tersebut tentu saja menyusahkan PM dan tim proyek. Jangan sampai scope creep menganggu proyek anda dengan melakukan lima langkah dibawah ini. Apa sajakah itu?

 

  1. Buat dokumen mengenai Kebutuhan (Requirement)

Mulai saat ini anda harus lebih sadar dengan requirement yang ada dalam proyek anda. Anda harus rajin berbicara kepada para stakeholder dan klien anda untuk pendataan requirement yang ada dalam proyek anda. Setelah anda mendokumentasi keinginan mereka dalam sebuah dokumen, pastikan dokumennya bisa diakses secara online. Oleh karena itu, semua pihak yang berwenang bisa melihatnya. Jika ada diantara stakeholder yang memiliki perbedaan ekspektasi, segera cari jalan tengahnya dan buatlah keputusan final.

 

  1. Persiapkan Proyek dengan Perubahan

Perubahan (Change) adalah suatu keniscayaan dalam suatu proyek. Ia dapat memastikan proyek sesuai dengan kebutuhan bisnis. Oleh karena itu, mempersiapkan proyek juga harus memikirkan bagaimana perubahan dikaji, disetujui, dan digabungkan kedalam Project Plan. Dalam manajemen proyek, ada suatu proses yang sangat berkaitan dengan perubahan, yaitu Change Control. Proses Change Control dapat mencegah perubahan yang tidak dibutuhkan, sehingga dapat menganggu efisiensi penggunaan sumber daya dengan lima cara. Kelima cara itu adalah menawarkan perubahan (Proposing a Change), mendata dampak dari perubahan (Summary of Impact), pengambilan keputusan (Decision), implementasi perubahan (Implementing a Change), dan penutup (Closing).

 

  1. Membuat Jadwal Proyek (Project Schedule) yang Jelas

Jika kebutuhan (requirement) sudah didata, anda bisa membuat daftar task pada proyek anda. Dari daftar task yang ada, anda dapat membuat jadwal proyek dengan lebih jelas. Jangan lupa untuk memikirkan berbagai kemungkinan dan perubahan yang kerap terjadi. Jangan khawatir akan keberlangsungan proyek anda karena kemungkinan dan perubahan. Ketidaklancaran pada proyek anda dapat terjadi apabila kedua hal itu tidak pernah direncanakan dan dibiarkan begitu saja.

 

  1. Verifikasi Scope dengan Stakeholders

Lingkup (scope) juga perlu untuk dikomunikasikan dengan stakeholder anda. Pembicaraan scope konkretnya bisa dilakukan dengan membicarakan requirement dan quality report. Poin utama dalam verifikasi scope adalah meningkatkan kemungkinan hasil akhir tercapai pada setiap penghantaran. Oleh karena itu, bertanyalah sedetil-detilnya untuk kedua hal tersebut. Jika stakeholder terkesan “sangat sibuk” untuk memberikan informasi detil mengenai requirement, ingatkan mereka kembali dengan fase proyek yang saat ini sedang dihadapi. Bangun terus komunikasi dengan stakeholder, karena inti dari manajemen proyek adalah satu, KOMUNIKASI.

 

  1. Bangun Relasi dengan Tim Proyek

Setelah hubungan dengan stakeholder terjalin, seorang Project Manager juga perlu membangun hubungan dengan tim proyeknya sendiri. Scope creep dapat terjadi ketika tim dan stakeholder tidak mengantisipasi dampak dari perubahan resources, budget dan jadwal pada proyek mereka. Oleh karena itu, bangun terus komunikasi dengan mereka. Pastikan mereka tahu scope proyek di awal dan pantau terus perubahan-perubahan yang terjadi di dalam proyek.

 

Bisa dikatakan adalah scope creep adalah jenis risk dalam proyek. Walaupun ada kemungkinan efek positif bisa ditimbulkan dari scope creep (seperti kasus proyek video game The Elder Scrolls dan Shogun:  Total War), tapi tidak ada salahnya jika kita belajar mengantisipasi Scope Creep ini.

 

Sumber:

https://www.pmi.org/learning/library/top-five-causes-scope-creep-6675

https://www.projectsmart.co.uk/what-is-change-control.php

PMBOK 6th edition

https://www.projectmanager.com/blog/5-ways-to-avoid-scope-creep

 

 

Program-program pelatihan manajemen proyek di MagnaQM meliputi Project Management Professional (PMP) Exam Preparation, Project Management (PM) Fundamental, Mastering Microsoft Project 2016, dan Effective Communication for Project Manager. Untuk informasi lebih lanjut, hubungi Annisa (081905317165) atau email di annisa@magnaqm.com.

 

 

 

Comments

comments