Your Team are People!

Your Team are People!

Anda tahu permainan tetris?

– – –

 

Anda tahu permainan tetris?

 

Permainan menyusun berbagai macam tetrimino (empat balok yang jatuh) memang selalu membuat kita ketagihan. Namun, percayakah anda bahwa ketika kita menyusun tetrimino, ada sedikit kesamaan dengan kondisi kita mengatur dan memberikan pekerjaan dan tugas (task) untuk anggota proyek kita? Pada permainan tetris, kita harus memperhatikan karakteristik bentuk dari tetrimino agar menjadi bangunan yang utuh. Begitu juga pada kasus pemberian pekerjaan dan tasks pada anggota tim proyek, Project Manager (PM) harus memperhatikan faktor-faktor yang ada pada bawahannya agar implementasi proyek berjalan dengan lancar. Lantas, apa sajakah faktor-faktor yang itu:

 

  1. Perencanaan Sumber Daya/Resource (Termasuk didalamnya anggota proyek)

Sumber daya (Resource) dalam manajemen proyek didefinisikan sebagai aset-aset yang dibutuhkan dalam melakukan suatu task atau proyek. Dalam hal ini, anggota proyek juga termasuk di dalam salah satu jenis resource. Tantangan yang harus dihadapi PM dalam mengatur suatu tim adalah memastikan anggota-anggotanya tetap produktif dalam penyelesaian tugas, namun tidak berlebihan. PM harus memastikan agar tiap anggota di timnya berkomitmen dengan deadline proyek yang sudah ditetapkan berdasarkan pada kemampuan-kemampuan tiap anggota. Kesannya begitu mudah, namun akan menjadi tantangan apabila proyek dihadapkan pada perubahan. Permintaan stakeholder yang berubah bahkan perubahan jadwal personal dari tiap anggota bisa menjadi tantangan.

 

Oleh karena itu, perencanaan sumber daya harus dilakukan oleh PM. Anda bisa memulai dengan membuat pendataan yang memuat informasi jenis proyek dan pekerjaan yang dikerjakan selama seminggu. Selanjutnya, estimasikan waktu penyelesaian proyek dan pekerjaan yang diinginkan bersama dengan tiap anggota. PM bisa membuat daftar ini per minggunya untuk menimalisir kebingungan peran kerja tiap anggota proyek. Jangan lupa memikirkan kemungkinan anggota tim absen, seperti sakit, ijin dan cuti kerja. Pastikan bahwa PM terus berkomunikasi dengan anggota proyek.

 

  1. Kecocokan Kemampuan dan Ketertarikan Tiap Anggota Tim Dalam Proyek

Salah satu karakteristik anggota proyek adalah kemampuan (skill). Sebisa mungkin PM harus mengetahuinya pada tiap-tiap anggota. Selain kemampuan, hal yang perlu dilihat PM adalah ketertarikan (interest). Jika ada anggota tim proyek anda yang detail pada hal-hal kecil dan senang mencatat, mengapa tidak anda tempatkan saja dia di bagian administrasi? Jika PM memberi pekerjaan pada anggota proyek sesuai dengan ketertarikan dan kemampuan yang ia punya, bukan tidak mungkin proyek anda akan berhasil.

 

  1. Selamatkan diri anda dan tim dari kelelahan

Kelelahan bisa datang jika PM tidak sering-sering memperbarui pendataan anggota tim (seperti yang dijelaskan pada poin satu). Jika tidak segera datanya di follow-up, anda dan tim proyek mengalami keteteran jika kebutuhan dan timeline tambahan datang. Sebisa mungkin, terus perbarui data pekerjaan anggota tim. Jika perusahaan anda merupakan agensi, anda perlu memperhitungkan proses penjualan agar menjaga anda dan anggota tim anda dari kelelahan akibat permintaan proyek baru.

 

Ketika seorang PM menangani sebuah proyek, PM harus memperhatikan aspek kemanusiaan pada setiap anggota proyeknya. Dari urusan pemberian beban kerja sampai urusan cuti dan libur anda. Because, your team are people! Jangan sampai bikin mereka kelelahan dan tidak nyaman karena pekerjaan yang anda berikan.

 

 

Sumber:

https://www.wrike.com/project-management-guide/faq/what-is-a-resource-in-project-management/

https://alistapart.com/article/project-management-for-humans

Sumber Gambar:

https://advan.oomph.co.id

Comments

comments